Toda empresa debe llevar un registro contable de sus operaciones de una manera organizada y cronológica, cumpliendo con lo previsto por el Código de Comercio del país donde se encuentre. En este artículo te indicamos cuáles son esos libros contables, así como también las cuentas anuales de una empresa que deben tener en cuenta para el análisis financiero y la toma de decisiones de sus directivos. La contabilidad suele estar gestionada por una gestoría o asesoría de empresas ya que son profesionales y conocen todos los requerimientos.
Contenidos
Libro Diario
El Libro Diario, como su nombre lo indica, registra las operaciones diarias y en orden cronológico, relativas a la actividad económica de la empresa. Estos registros contables se llevan a cabo según el Plan de Cuentas de la empresa, indicando las cuentas afectadas (deudoras y acreedoras) y una descripción detallada del registro.
El registro contable de este libro se inicia con el asiento de apertura de la empresa y se lleva anualmente. Al final de cada año se registra el asiento de cierre del ejercicio, que indica la situación final del año.
El Libro Diario contempla la siguiente información:
- Fecha de la operación
- Cuentas contables involucradas, de conformidad con los Principios Generales de Contabilidad, sean: activos, pasivos, patrimonios, ingresos o egresos.
- Valor o importe de la operación realizada
- Detalle resumido de la operación
El Código de Comercio exige el Registro Mercantil de este libro, con el objeto de legalizar su contenido y que el mismo no sea alterado. El incumplimiento generará sanciones legales para la empresa, ante los organismos competentes en materia fiscal.
Libro de Inventario y Cuentas Anuales de la Empresa
El libro de Inventario contiene la siguiente información:
- Balance inicial de la Empresa: incluye las partidas contables y montos iniciales para la constitución de la empresa.
- Balance de comprobación, realizado con los saldos de cada cuenta contable, e incluye las variaciones de los montos acreditados, debitados y el saldo actual. Se registra en un período trimestral, como máximo.
- Inventario de cierre de ejercicio.
- Las Cuentas Anuales
¿Qué son las cuentas anuales?
Cuando hablamos de ” cuentas anuales de una empresa ” nos referimos a todos los documentos contables que las empresas deben recopilar cada 12 meses con el fin de tener ordenada y clara la información financiera para presentarla apropiadamente al Registro Mercantil.
A continuación explicaremos cuáles son las Cuentas Anuales de una empresa:
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Balance de situación
Presenta los activos, pasivos y el patrimonio de una entidad correspondiente al ejercicio económico anual. El Balance de Situación o Estado de Situación financiera de la empresa comprende el saldo de las siguientes partidas contables:
- Activos, donde se incluyen:
- Efectivo o Caja
- Banco
- Cuentas por cobrar
- Inventarios
- Gastos pagados por anticipados (Alquileres, seguro, intereses, suministro de oficina pagados por anticipado)
- Propiedad, planta y equipos (Activos tangibles)
- Propiedades de inversión
- Activos intangibles
- Inversiones en asociadas
- Cargos Diferidos
El monto del activo es igual al monto total de las cuentas del pasivo más el monto total de las cuentas de Patrimonio.
- Pasivos. Constituye las obligaciones por pagar de la empresa, y se incluyen:
- Préstamos bancarios
- Acreedores por pagar
- Gastos acumulados por pagar
- Hipotecas por pagar
- Prestaciones sociales por pagar u otras obligaciones por pagar a los trabajadores,
- Impuestos por pagar
- Créditos diferidos
- Otros pasivos
El total del saldo del pasivo es igual al total de las cuentas del activo menos el total de las cuentas de patrimonio.
- Patrimonio, donde se incluye:
- Capital Social de la empresa
- Superávit
- Fondos de Reservas
- Utilidad o pérdida del ejercicio económico
El saldo del patrimonio será igual al monto del activo menos el pasivo.
De conformidad con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) los activos y pasivos se registran como corrientes y no corrientes.
Un activo se considera corriente cuando se trata de efectivo o cuando se espera obtener un beneficio en un período de un año. Por otro lado, un pasivo se registrará como corriente cuando se trate de una obligación que se estima liquidar dentro de los doce meses siguientes a la fecha del Estado de Situación.
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Cuenta de Pérdidas y Ganancias
Conocida también como el “Estado de Resultados”, refleja el monto de las operaciones realizadas y registradas en las cuentas de ingresos y gastos de la empresa.
- Ingresos. Se registran todas las operaciones que generen ingresos a la entidad, como son:
- Ingresos por venta
- Ingresos financieros
- Ingresos por alquileres
- Otros ingresos
- Gastos. Representan todos los desembolsos de la empresa, como son:
- Costo de venta
- Gastos de venta
- Gastos Administrativos
- Gastos Financieros
- Gastos por pago de Impuestos
- Otros gastos
La diferencia entre los saldos totales de ingresos menos gastos será el resultado final obtenido durante el cierre del año, utilidad o pérdida del ejercicio económico.
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Estado de las cuentas de Patrimonio
Revela el movimiento de las cuentas que conforman el patrimonio, de un ejercicio económico a otro.
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Estado de movimiento de efectivo
Conocido también como “flujo de efectivo”. En él se presentan las variaciones en las principales fuentes o aplicaciones de efectivo durante el año. Para ello, se clasifican las cuentas en tres tipos de actividades: Operativa, de inversión y de financiamiento.
El resultado del flujo de efectivo es igual al monto disponible de efectivo más el saldo de las cuentas en el Banco al cierre del ejercicio económico.
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Memoria del ejercicio o informe del ejercicio económico
Es un documento que contempla las notas y detalles de la información reflejada en los Estados Financieros y que concentra la gestión realizada por la entidad durante el año.
Por otra parte, y a los fines de llevar una Contabilidad más ajustada con lo previsto en el Código de Comercio y Plan de cuentas contables, se hace necesario el registro del Libro Mayor, que recopila toda la información del Libro Diario; pero éste se clasifica por cada cuenta contable y se registra igualmente por orden cronológico.
Otros libros obligatorios
Otros libros obligatorios para la contabilidad de la empresa y que deben estar debidamente certificados ante el Registro Mercantil competente son:
- Libro de Actas. Se registra cada una de las actas de las reuniones de la Junta Directiva y las decisiones que se tomen en ellas. Debe estar debidamente firmada por sus integrantes.
- Libro de Accionista. En este Libro se registra la participación de cada uno de los socios de la empresa.
También tenemos los libros en materia fiscal sujetos a la Ley del Impuesto al Valor Agregados, como son: el libro de ventas y el libro de compras.
Finalmente, también están los libros en materia financiera, como lo es el libro de Banco. En él se registra cada una de las cuentas bancarias de la empresa, a los fines de llevar un control de las entradas y salidas de dinero, lo cual es necesario para realizar la conciliación mensual con el estado de cuenta generado por la entidad bancaria. Si no te han quedado claras las cuentas anuales de una empresa y necesitas ayuda no dudes en contactarnos.
